【職護/廠護/護理師】必學excel/word合併列印精靈，讓你事半功倍！
目前踏入勞工健康服務護理人員(以下簡稱：職護)領域一小段時間，最頻繁使用的軟體就是excel跟word，而工作核心之一就是衛教公司內的員工，不斷的衛教、衛教、再衛教，一整年還衛教不完，讓我體悟最深的就是在醫院衛教家屬或病人都比衛教一般在公司上班的員工來的容易很多，有些員工還避之唯恐不及，請都請不來，難道我是閻羅王嗎？(苦笑
舉例來說，使用word針對員工健檢異常製作員工專屬的衛教單張，把異常的項目跟員工編號姓名key到該key的欄位，最後印出來發給員工提醒用，光是這個過程，人數多到幾十幾百人，手動一個一個項目key in，會耗掉大量的時間，眼睛也會對資料對到脫窗，以下教大家一個非常好用的技巧就是
合併列印精靈
(以下會簡稱：套表)！ 這個功能其實網路上查詢都會有大量的教學，但是大部分都是製作薪資單、信封地址或邀請卡等，需要key in姓名、地址這兩筆資料，其實可以增加excel的資料項目，再到word進行套表，因為衛教單因每人異常項目不同，所以excel做資料整理及word的內容設定就非常重要。
以下是我自己的簡易預設，內容提供大家參考，可以依據自己公司規範或需求調整。
●步驟一：開啟word，建立新檔案，設計衛教單，存檔。
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| 我使用插入表格的方式，當然也可以用純文字描述留空格；要帶入的資料欄位先空白。 |
●步驟二：開啟excel，建立新檔案，把需要的資料項目建立欄位，代入需要/對應的內容，存檔。
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| 紅框內欄位項目要與word檔的設計欄位相符合，這樣到時候套表才不會搞混或者不知道該選哪個項目。 |
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| 點選郵件，按啟動合併列印，最下面有一個逐步合併列印精靈。 |
步驟四：點選後會跳出合併列印視窗，直接按下一步到第三步，中間不用更動預設選項。
●步驟五：在第三步叫出整理好的excel檔案。
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| 點選瀏覽，再點選整理好的excel檔案(如果excel有兩三個分頁，建議分頁命名要清楚，不然到這個步驟會不清楚是要選哪個分頁)，點選要套表的分頁後按確定。 |
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| 接著會跳出該分頁的欄位跟內容，直接按確定後進入下一步。 |
●步驟六：最複雜的步驟，到第四步後，可以把excel的資料帶到word(建議可以到youtube觀看相關的影片學習，動態的比較好懂)。
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| 1.先點選要帶入資料的空格 2.按其他項目會跳出一個小視窗，這個視窗的內容就是在上面步驟二我們建立的excel的欄位 3~5.點選對應的欄位後按插入，剛剛游標點的地方會出現<<欄位>> 6.按關閉 7.接著在下一個要帶入資料欄位點一下，讓游標在那邊，重複2~6選取方式。 |
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| 直到所有欄位資料都帶完後就可以按下一步，進入第五步。 |
●步驟七：到這裡已經完成90%了，到第五步會帶入一份完整資料預覽，可以直接按下一步進入第六步，點選編輯個別信件，做個別調整，確認OK的話我就會另存成PDF檔，到時候列印格式不會跑掉。
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| 按下一步進入第六步。 |
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| 接著會完成全部資料套表，再點選編輯個別信件，選全部後按確定，會跳出另外一筆word檔案，在這個檔案確認資料及調整頁面有沒有走鐘，如果OK就另存及轉存PDF，然後就大功告成了！ |
總共七個大步驟，我一開始套表也是蠻混亂的，建議搭配youtube影片搜尋合併列印會有一堆教學，自己嘗試套個兩三次就會比較熟悉，順手後工作效率倍增，不然徒法煉鋼一個一個key或用手寫，用完都得五十肩了。
成為套表小達人後，就可以再思考如何應用在其他地方或是設計內容變得更吸引人不無聊，讓衛教單發給員工後不會馬上被墊便當或者進紙類回收箱！
如果有其他發想歡迎與我分享交流喔！一起提昇職護業界基本面吧！
電腦作業系統：Win10
使用軟體：excel、word
office版本：2019
官方支援連結合併列印使用方式
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好讚 非常謝謝您， 好受用
回覆刪除很高興有幫助到~!!!:)))
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